Киоск самостоятельной регистрации в отеле: оборудование, интеграция с PMS и ключи от номеров
Коротко: У киоска самостоятельной регистрации в отеле четыре задачи: идентифицировать гостя, принять оплату или залог, выдать ключ от номера и записать все данные обратно в систему управления отелем (PMS). Подбирайте оборудование под эти четыре задачи. На практике работоспособность киоска гораздо больше зависит от интеграции с PMS и кодировщика ключей, чем от размера экрана.
- Киоск регистрации должен проверить гостя, принять оплату, выдать ключ и обновить данные в вашей PMS.
- Успех определяют интеграция с PMS и кодировщик ключей, а не размер экрана.
- Данные карт должны оставаться внутри сертифицированного платежного терминала, а не в ПО киоска.
1. Что на самом деле делает киоск регистрации
Прежде чем выбирать оборудование, составьте схему пути гостя. Типичный сценарий:
- Найти бронирование по номеру подтверждения, имени, QR-коду или документу, удостоверяющему личность.
- Подтвердить личность: отсканировать паспорт или удостоверение личности и, где это требуется, сопоставить лицо с фотографией в документе.
- Принять оплату или депозит через платёжный терминал.
- Закодировать и выдать карту-ключ от номера.
- Распечатать чек или регистрационный бланк; при выезде принять карту и закрыть счёт гостя.
Для каждого шага нужен аппаратный модуль и соответствующая интеграция. Убирайте шаг только в том случае, если он вашему отелю действительно не нужен.
2. Выберите исполнение
| Формат | Лучше всего подходит для | Примечания |
|---|---|---|
| Напольный (например, 21,5″) | Холлов с достаточным пространством и очередями в часы пик | Есть место для диспенсера карт, контейнера для возврата, принтера и платёжного терминала |
| Настольный (например, 15,6″) | Небольших отелей, апартаментов, стоек регистрации | Сотрудник может помочь; меньшая ёмкость для карт |
| Настенный | Узких входов, объектов без персонала 24/7 | Проверьте прочность стены и маршруты кабелей |
Наш напольный киоск регистрации сочетает ёмкостный сенсорный экран, бинокулярную камеру распознавания лица, считыватель документов, термопринтер 80 мм и автоматическую выдачу и приём карт; настольная версия 15,6″ подходит для стоек регистрации.
3. Проверка личности
- Считыватель документов: считывает паспорта и удостоверения личности; выбирайте модель, поддерживающую документы, которые предъявляют ваши гости.
- Сверка лица: бинокулярная камера с проверкой живости сравнивает гостя с фотографией в документе и устойчива к подмене фотографией.
- Местные правила: требования к регистрации гостей различаются по странам. Уточните, какие данные вы обязаны собирать и как долго вправе их хранить.
4. Ключи от номеров
Диспенсер карт хранит чистые карты, а кодировщик записывает на них данные доступа в номер. Кодировщик должен быть совместим с вашей системой дверных замков, поэтому до расчёта цены сообщите фабрике марку замка и тип карты. Приёмная щель позволяет гостям вернуть карты при выезде. Если вы используете мобильные ключи, киоск всё равно может обслуживать гостей, предпочитающих физическую карту.
5. Оплата и депозиты
Установите внутри корпуса сертифицированный платёжный терминал и предоставьте ему обработку данных карты; программное обеспечение киоска получает только результат платежа. Так данные карт не попадают в киоск, а соблюдение требований упрощается. Убедитесь, что терминал поддерживает предавторизацию, если вы принимаете депозиты, и сообщите фабрике точную модель терминала, чтобы кронштейн и вырез подошли.
6. Интеграция с PMS
Киоск должен считывать бронирования и записывать обратно статус регистрации, назначение номера, платежи и выдачу ключа. Интеграция выполняется через интерфейс вашего поставщика PMS или поставщика промежуточного программного обеспечения. Заранее решите, кто создаёт и поддерживает её — поставщик PMS, партнёр по программному обеспечению или поставщик киоска, — и проверьте её на образце с реальными бронированиями.
7. Программное обеспечение и опыт гостя
- Предложите языки, на которых говорят ваши гости, и крупные чёткие кнопки.
- Разместите элементы управления в пределах лёгкой досягаемости для сидящих и стоящих гостей.
- Добавьте тайм-аут, стирающий персональные данные, когда гость отходит.
- Предусмотрите кнопку помощи или видеозвонок и сотрудника поблизости в часы пик.
8. Контрольный список характеристик
| Параметр | Что определить |
|---|---|
| Экран | Размер, ёмкостный сенсорный ввод, портретная или альбомная ориентация |
| Платформа | Android или Windows, в зависимости от программного обеспечения регистрации |
| Личность | Модель считывателя паспортов и удостоверений, камера лица с проверкой живости |
| Ключи | Ёмкость диспенсера карт, кодировщик, совместимый с вашими замками, приёмная щель |
| Оплата | Модель терминала, поддержка предавторизации |
| Принтер | Термопринтер 80 мм для чеков или регистрационных бланков |
| Интеграция | Название и версия PMS, кто создаёт интерфейс |
| Корпус | Напольный, настольный или настенный; цвет и логотип |
9. Сколько киосков вам нужно?
Рассчитывайте установку на самый загруженный час, а не на среднесуточное значение. Значимые факторы:
- Пики заезда — туристические группы, прибытие рейсов и окна регистрации во второй половине дня.
- Доля гостей, пользующихся самообслуживанием — деловые путешественники осваивают киоски быстрее, чем семьи или группы.
- Длительность операции — сканирование паспорта и сверка лица занимают больше времени, чем регистрация по QR-коду.
- Резервирование — при двух и более киосках одна неисправность никогда не останавливает самостоятельную регистрацию полностью.
Многие отели начинают с одного-двух устройств рядом со стойкой регистрации, несколько недель измеряют использование, а затем добавляют новые.
10. Безопасность и конфиденциальность гостей
- Используйте запираемый корпус, чтобы гости не могли открыть запас карт, принтер и компьютер.
- Не храните изображения документов и данные о лице на киоске дольше, чем допускают закон и ваша политика; отправляйте их в PMS или удаляйте.
- Расположите экран так, чтобы люди в очереди не могли прочитать данные гостя, или установите плёнку конфиденциальности.
- Заблокируйте устройство в режиме киоска и устанавливайте обновления программного обеспечения удалённо.
11. Ежедневная эксплуатация и обслуживание
У киоска регистрации есть расходные материалы. Назначьте сотрудника, который будет пополнять чистые карты-ключи и термобумагу, опорожнять контейнер для возвращённых карт и протирать сенсорный экран. Узнайте у поставщика, какие детали изнашиваются первыми — обычно это механизм принтера и диспенсер карт, — и держите запасные части на объекте. Удалённый мониторинг, сообщающий о нехватке бумаги или застрявшей карте, избавляет гостей от множества неудобств.
12. Проведите пилотный проект перед масштабированием
Сначала установите один киоск в одном объекте. Проверьте реальные регистрации с вашей PMS, замками и платёжным терминалом, соберите отзывы гостей и сотрудников и исправьте сценарий до заказа для всех отелей. Пилотное устройство также станет утверждённым эталоном для крупной партии.
Типичные ошибки
- Покупка оборудования до подтверждения совместимости с PMS и замками.
- Выбор считывателя документов, который не читает паспорта ваших гостей.
- Передача программному обеспечению киоска необработанных данных карт.
- Отсутствие плана пополнения карт и бумаги для принтера.
Часто задаваемые вопросы
Что должен делать киоск самостоятельной регистрации в отеле?
Найти бронирование, проверить документ гостя (и лицо, если требуется), принять оплату или залог, закодировать и выдать ключ от номера и обновить данные в PMS.
Будет ли киоск регистрации работать с нашими дверными замками?
Только если его кодировщик карт поддерживает вашу систему замков. Сообщите поставщику марку замков и тип карт до заказа, чтобы установили подходящий кодировщик.
Кто выполняет интеграцию киоска с нашей PMS?
Обычно поставщик PMS, поставщик промежуточного ПО или партнер по разработке, использующий интерфейс PMS. Договоритесь, кто разрабатывает и поддерживает интеграцию, до заказа оборудования.
